Proses pengadaan barang di Apotek

Proses Pengadaan Barang Untuk Apotek

Proses pengadaan barang untuk kebutuhan Apotek dapat dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a.       Perencanaan

   Tujuan perencanaan adalah agar proses pengadaan perbekalan farmasi/obat yang ada di apotek menjadi lebih efektif dan efisien dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.Perencanaan obat dikatakan baik apabila pembelian memenuhi beberapa ketentuan antara lain: jumlah obat sesuai dengan kebutuhan, pembelian mampu melayani jenis obat yang diperlukan pasien dan jumlah pembelian menunjukkan keseimbangan dengan penjualan secara proporsional. Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004, dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan: pola penyakit, kemampuan masyarakat, dan budaya masyarakat.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun perencanan pengadaan perbekalan farmasi adalah :

1.      Pemilihan pemasok. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

a)    Legalitas pemasok (Pedagang Besar Farmasi/PBF)

b)   Service, meliputi ketepatan waktu, ketepatan barang yang dikirim, ada    tidaknya diskon atau bonus, layanan obat kadaluarsa, dan tenggang rasa penagihan.

c)    Kualitas obat, perbekalan farmasi lain dan pelayanan yang diberikan.

d)   Ketersediaan obat yang dibutuhkan.

e)    Harga sama.

2.      Ketersediaan barang/ perbekalan farmasi.

a)    Sisa stok.

b)   Rata-rata pemakaian obat dalam satu periode pemesanan.

c)    Frekuensi pemakaian.

d)   Waktu tunggu pemesanan.

b.      Pengadaan

Berdasarkan Kepmenkes RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi. Pengadaan barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi. Pembelian barang di apotek sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan setempat. Prosedur pembelian meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

1.      Persiapan

Pengumpulan data obat dan perbekalan farmasi yang akan dipesan berdasarkan buku defecta (buku barang habis) baik dari bagian penerimaan resep, obat bebas maupun dari gudang.

2.      Pemesanan

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk setiap supplier. Surat pemesanan di Apotek ada tiga macam yaitu surat pesanan narkotika, surat pesanan psikotropika, dan surat pesanan untuk obat selain narkotika dan psikotropika.  SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk supplier dan arsip apotek) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan nomor SP serta cap apotek. SP pembelian Narkotik dibuat 5 rangkap, 1 lembar merupakan arsip untuk administrasi apotek dan 4 lembar dikirim ke PBF Kimia Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma menyalurkan kepada kepala Dinas kesehatan Kota/Kabupaten, BPOM dan penanggungjawab Narkotika di Depot Kimia Farma Pusat. Satu lembar surat pesanan untuk memesan satu jenis narkotika. SP untuk psikotropika, format telah ditetapkan oleh Dinas Kesehatan, dibuat rangkap 3, satu lembar (asli) untuk PBF dan dua lembar (tembusan) untuk arsip apotek dan pengecekan barang datang. Dalam satu SP dapat memuat lebih dari satu item obat, pemesanan bisa dilakukan selain PT. Kimia Farma.

3.      Barang yang datang dicocokkan dengan faktur dan SP (Surat Pesanan).

Faktur tersebut rangkap 4-5 lembar, dimana untuk apotek diberikan 1 lembar sebagai arsip, sedangkan yang lainnya termasuk yang asli dikembalikan ke PBF yang akan digunakan untuk penagihan dan arsip PBF. Faktur tersebut berisikan nama obat, jumlah obat, harga obat, bonus atau potongan harga, tanggal kadaluarsa, dan tanggal jatuh tempo. Faktur ini dibuat sebagai bukti yang sah dari pihak kreditur mengenai transaksi penjualan (Hartini dan Sulasmono, 2007).

SP digunakan untuk mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang dikirim. Selain itu dicek apakah barang dalam keadaan utuh, jumlah sama dengan permintaan dan sesuai pada faktur tanggal kadaluarsa sesuai dengan faktur atau tidak. Setelah sesuai dengan pesanan, APA atau AA yang menerima dan menandatangani faktur, memberi cap dan nama terang serta nomor SIPA apoteker sebagai bukti penerimaan barang. Barang yang telah diterima kemudian dimasukkan ke gudang dan dicatat dalam kartu stok (Hartini dan Sulasmono, 2007.)

Untuk obat-obat yang memiliki waktu kadaluarsa, dalam pembeliannya diperlukan perjanjian mengenai batas waktu pengembalian ke PBF bersangkutan jika sudah mendekati waktu kadaluarsa obat. Jika tidak cocok atau tidak sesuai maka barang akan dikembalikan melalui petugas pengantar barang.

Kebijaksanaan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang sangat menentukan keberhasilan usaha. Beberapa cara pembelian barang yaitu:

1)        Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)\

Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu minggu. Pembelian ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada tidak jauh dari Apotek, misalnya berada dalam satu kota dan selalu siap melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat dikirim (Anief, 2008).

2)        Pembelian secara spekulasi

Cara pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan harapan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau dikarenakan adanya diskon atau bonus. Meskipun pembelian secara spekulasi memungkinkan mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung resiko yang besar untuk obat-obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan yang bersifat slow moving (Anief, 2008).

3)        Pembelian terencana

Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stok obat/barang sangat penting untuk mengetahui obat/barang mana yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kartu stok. Selanjutnya dilakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan per item (Anief, 2008)

Selain itu ada juga pembelian Cash on delivery (COD) yaitu untuk barang-barang narkotika dari PBF Kimia Farma. Ketika barang datang, pembayaran tunai langsung dilakukan. Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan pada satu distributor, yaitu pada PBF Kimia Farma.

c.       Penyimpanan Barang

Barang-barang farmasi disimpan dalam tempat yang aman tidak terkena sinar matahari langsung, bersih dan tidak lembab, disusun sistematis berdasarkan bentuk sediaan, khusus antibiotik disusun tersendiri. Penyusunan dan penyimpanan barang dilakukan secara sistematis dapat dikelompokkan berdasarkan kategori teraupetik (farmakologi), bentuk sediaan (cair, semi padat, dan padat), First In First Out (FIFO), First Expire First Out (FEFO), secara alfabetis, pabrik (produsen) dan sifat sediaan. Untuk narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus (Hartono, 2003). Penyimpanan narkotika berdasarkan UU No. 9 tahun 1976 tentang narkotika, bahwa narkotika disimpan pada almari berukuran 40x80x100 cm, dapat berupa almari yang dilekatkan di dinding atau menjadi satu kesatuan dengan almari yang besar. Almari tersebut mempunyai 2 kunci, yang satu untuk menyimpan narkotika sehari-hari dan yang lainnya untuk narkotika persediaan dan morfina/pethidin dan garam-garamnya (Anonim, 1997 b). Untuk bentuk sediaan suppositoria, injeksi insulin, vaksin atau serum disimpan dalam lemari pendingin. Sedangkan untuk bahan yang mudah terbakar disimpan secara terpisah. Ruang untuk penyimpanan hendaknya dapat dipertanggungjawabkan dari segi keamanannya, sehingga tidak mudah hilang dan juga untuk memudahkan pengawasan serta menjaga stabilitas obat. Hal ini akan lebih memudahkan dan mempercepat dalam pengelolaan barang